הטיית התכנון: למה כמעט כל דבר לוקח יותר זמן ממה שהערכתם?

למה השבוע נגמר שוב עם רשימה שלא נסגרה?

יש תחושה מסוימת שחוזרת אצל הרבה אנשים בסוף השבוע, והיא לא עייפות.

היא חשבון.

ישבתם ביום ראשון, כתבתם מה צריך לקרות השבוע, וזה נראה הגיוני לגמרי. לא רשימה מוגזמת. לא חלומות. דברים שאתם יודעים לעשות, בזמן שנראה סביר. ואז הגיע יום חמישי, ושליש מהרשימה עוד עומד שם.

התגובה הרגילה היא להאשים את עצמנו. לא הייתי מרוכז מספיק. התפזרתי. אני צריך משמעת.

אני רוצה להציע כאן זווית אחרת, ויש לה שם. לא בטוח שהבעיה היא בביצוע. יש סיכוי טוב מאוד שהיא כבר הייתה שם ביום ראשון, ברגע שרשמתם את ההערכה.

מה גילו כששאלו סטודנטים מתי יסיימו?

בשנת 1994 פרסמו רוג'ר ביולר, דייל גריפין ומייקל רוס מחקר בכתב העת Journal of Personality and Social Psychology. הם ביקשו משלושים ושבעה סטודנטים לחזות מתי יסיימו את עבודת הגמר שלהם.

זה לא ניחוש מהאוויר. הסטודנטים הכירו את החומר, ידעו מה נשאר, והכירו את הלוח שלהם. בממוצע הם חזו שיסיימו בתוך כשלושים וארבעה ימים.

ואז החוקרים שאלו אותם שאלה שנייה, וזו השאלה המעניינת באמת. מתי תסיימו אם הכול ילך הכי גרוע שאפשר?

עכשיו הסטודנטים התבקשו במפורש לחשוב על אסונות. על השבוע שהולך לאיבוד, על ההערות שחוזרות מהמנחה, על הימים שבהם אין כוח. בממוצע הם אמרו כארבעים ותשעה ימים.

בפועל זה לקח להם כחמישים וחמישה ימים וחצי.

כלומר המציאות עברה לא רק את התחזית הרגילה שלהם, אלא גם את התרחיש הכי שחור שהם הצליחו לדמיין. ורק כשלושה מכל עשרה סיימו בתוך הזמן שהם עצמם חזו.

התופעה הזאת קיבלה שם. הטיית התכנון.

מה הטיית התכנון באמת אומרת עלינו?

חשוב לי להיות מדויק כאן, כי קל מאוד לקרוא את זה לא נכון.

הטיית התכנון לא אומרת שאנחנו עצלנים. היא גם לא אומרת בדיוק שאנחנו אופטימיים מדי כטיפוס. הסטודנטים בניסוי לא היו אנשים מיוחדים באופטימיות שלהם, והם גם לא התחמקו מהעבודה.

מה שהיא אומרת הוא שאנחנו מעריכים זמן מהמקום הלא נכון.

תחשבו על מה שקורה בראש כשאתם מעריכים כמה זמן ייקח לסדר את הבלגן במחסן. אתם לא מושכים נתון מהעבר. אתם לא בודקים כמה זמן זה לקח בשלוש הפעמים הקודמות.

אתם מדמיינים את זה.

ובדמיון, המחסן מסודר ברצף. אין טלפון שמצלצל באמצע. אין חצי שעה שהולכת על לחפש איפה שמתם את המברג. אין את היום שבו פשוט לא בא לכם, ואין את הרגע שבו אתם פותחים קופסה ומגלים שהיא מחייבת החלטה שלא חשבתם עליה.

הדמיון מריץ את הגרסה החלקה של האירוע. זו לא שקרנות. זו ברירת המחדל של האופן שבו אנחנו חושבים על העתיד.

למה גם התחזית הפסימית שלנו יוצאת אופטימית?

זה החלק שהכי הפתיע אותי בניסוי הזה, והוא גם הכי שימושי.

אפשר היה לחשוב שהפתרון פשוט. אם התחזית שלי תמיד קצרה מדי, אני פשוט אוסיף לה. אקח את המספר שיצא לי ואכפיל אותו.

הסטודנטים עשו בדיוק את זה, כשהתבקשו לתאר תרחיש גרוע. והם עדיין החטיאו.

הסיבה היא שגם התרחיש השחור נבנה מאותו חומר. גם הוא דמיון. כשאני מדמיין מה יכול להשתבש, אני מדמיין תקלה אחת מוכרת, ולא את הצורה שבה החיים באמת מתערבבים בתוך עבודה: שלוש תקלות קטנות שאף אחת מהן אינה דרמטית, יום אחד של מחלה בבית, ושתי בקשות שנחתו עליי באמצע.

במילים אחרות, אי אפשר לתקן את ההטיה מבפנים. אני לא יכול לדמיין את עצמי טוב יותר. צריך מקור מידע אחר לגמרי.

מה זה מבט מבחוץ ואיך הוא משנה את המספר?

התיקון הזה נוסח כבר בסוף שנות השבעים. דניאל כהנמן ועמוס טברסקי הציעו הבחנה בין שתי דרכים לחזות: מבט מבפנים ומבט מבחוץ.

מבט מבפנים הוא מה שכולנו עושים באופן טבעי. מסתכלים על המשימה הספציפית הזאת, על הפרטים שלה, על התוכנית שלה, ומדמיינים איך היא תתקדם.

מבט מבחוץ עושה משהו אחר. הוא שואל לאיזו קבוצה של מקרים דומים המשימה הזאת שייכת, ומה קרה בפועל בקבוצה הזאת.

ההבדל בין השניים אינו סגנוני. מבט מבפנים מייצר סיפור, ומבט מבחוץ מייצר נתון. וסיפור, גם כשהוא זהיר, תמיד יהיה חלק יותר ממה שקורה בעולם.

כאן צריך גם להגיד מה זה לא. מבט מבחוץ לא מקצר את העבודה. הוא לא הופך אתכם ליעילים יותר. הוא משנה רק דבר אחד, והוא ההערכה. אבל ההערכה היא מה שקובע אם סוף השבוע נגמר בתחושת הישג או בתחושת כישלון, ולכן זה לא שינוי קטן.

איך מיישמים את זה על משימה אחת עכשיו?

הנה הגרסה המעשית. לוקח שתי דקות, וכדאי לעשות את זה בכתב.

קחו משימה אחת שאתם מתכננים לשבועות הקרובים, ושכבר יש לכם הערכת זמן לגביה. אל תשנו אותה עדיין. רק רשמו אותה בצד.

עכשיו שלוש שאלות.

ראשונה: מתי עשיתי שלושה דברים דומים לזה? לא זהים. דומים בגודל ובסוג. אם אתם מתכננים להכין מצגת, תיזכרו בשלוש המצגות האחרונות שהכנתם.

שנייה: כמה זמן הם לקחו בפועל, מהרגע שהתחלתי ועד שסיימתי? לא כמה שעות עבודה נטו היו בהם. כמה ימים עברו על השעון. זה המספר שמעניין, כי הוא כולל את החיים שקרו באמצע.

שלישית: מה גרם להם להתארך, ומה מזה קיים גם עכשיו? לרוב תגלו שהסיבות לא היו דרמטיות ולא מיוחדות, ושרובן עדיין נמצאות שם.

המספר שיוצא משלוש השאלות האלה כמעט תמיד יהיה גדול מההערכה שרשמתם בהתחלה. זו לא סיבה להתייאש, זו בדיוק המטרה. קיבלתם תחזית שנשענת על הזיכרון ולא על הדמיון, ולכן אפשר לעמוד בה.

מה זה עושה לתחושה בסוף השבוע?

יש כאן משהו שהוא מעבר לניהול זמן, והוא הסיבה שהנושא הזה מעסיק אותי.

אדם שמתכנן לפי הדמיון חי בפער קבוע. כל שבוע הוא מציב לעצמו רף שנבנה בתנאי מעבדה, וכל שבוע המציאות מחזירה לו תוצאה נמוכה ממנו. הוא לא באמת נכשל בשום דבר. הוא מודד את עצמו מול מספר שמעולם לא היה אמיתי.

ואחרי מספיק שבועות כאלה, מצטברת מסקנה שקטה. אני לא עומד בדברים שאני מחליט. זו כבר לא הערכת זמן, זו אמירה על מי אני. משם זה קצר מאוד למקום שבו אנשים מפסיקים להאמין להחלטות של עצמם, ומשם גם לדחיינות, כי למה להתחיל משהו שאני כבר יודע שלא אסיים בזמן.

התיקון של ההערכה הוא לא טריק של פרודוקטיביות. הוא מוריד מהשולחן ראיה יומית נגד עצמכם. וכשהרשימה נסגרת, גם העומס המנטלי של המשימות הפתוחות שנשארות פתוחות ומתגלגלות לשבוע הבא יורד.

אם אתם דווקא עכשיו בתחילתו של משהו, בטווח שאחרי החגים או בתחילת חודש, שווה לקרוא גם על אפקט ההתחלה החדשה ועל מה שהוא כן ולא מבטיח.

מה עושים כשהתחזית הריאלית מרגישה מייאשת?

זו התגובה הנפוצה ביותר לתרגיל הזה, ואני חושב שהיא הוגנת. לפעמים המספר החדש פשוט לא נעים.

שתי הערות עליו.

הראשונה, המספר הזה היה שם גם קודם. לא יצרתם אותו עכשיו, רק ראיתם אותו. המשימה הייתה הולכת לקחת את הזמן הזה בכל מקרה. ההבדל היחיד הוא שעכשיו אתם יודעים את זה מראש, ולא מגלים את זה ביום חמישי.

השנייה, תחזית ריאלית היא מה שמאפשר להחליט. כשאתם יודעים שהדבר הזה ייקח שלושה שבועות ולא שבוע, אפשר להחליט אם לוותר עליו, לצמצם אותו, לחלק אותו, או לפנות לו מקום אמיתי. עם הערכה מדומיינת אי אפשר להחליט כלום, אפשר רק לקוות.

אם החזרה הזאת אל עצמכם מעניינת אתכם גם ברובד עמוק יותר, ולא רק ברמת הלוח, יש לי ערכת אודיו לתכנות תת המודע שבנויה סביב תרגול יומי קצר של דמיון, רגש וקשב ממוקד.

שלוש נקודות לקחת מכאן

הטיית התכנון היא הנטייה להעריך שמשימה תיקח פחות זמן ממה שהיא לוקחת בפועל. היא נמדדה שוב ושוב, והיא אינה סימן לעצלות.

היא קורית כי אנחנו מעריכים זמן בעזרת דמיון, והדמיון תמיד מריץ את הגרסה החלקה. גם התרחיש הפסימי שלנו נבנה מאותו חומר, ולכן גם הוא יוצא אופטימי.

התיקון הוא לעבור למבט מבחוץ: לשאול מה קרה בפועל בשלוש הפעמים הדומות האחרונות, ולהשתמש במספר ההוא. זה לא מקצר את העבודה, אבל זה מחזיר לכם לוח זמנים שאפשר לעמוד בו, ושבוע שנגמר בהישג ולא בחשבון.

הערה על המקורות: הממצאים שתוארו כאן נמדדו על קבוצות של אנשים בהקשרים מסוימים, בעיקר סטודנטים ופרויקטים מתמשכים. זו נטייה שחוזרת, ולא חוק שחל על כל משימה ועל כל אדם. יש דברים שכן נגמרים בזמן שהערכתם.